Una herramienta se utiliza de forma distinta a la prevista. Eso aún no demuestra que los empleados la utilicen mal o no se esfuercen lo suficiente. Comprueba primero si la tarea, el acceso y el uso esperado son realmente comprensibles y posibles.
Tu objetivo para esta publicación
Analizas un caso problemático concreto sin atribuir apresuradamente la causa a una persona.
Comprender: interpretar correctamente la cuestión laboral
Puede que una función esté disponible, pero no habilitada para la persona responsable o que no se haya explicado suficientemente. Asimismo, puede que una solución técnica sencillamente no sea adecuada para la tarea requerida. En ese caso, «utilizarla mejor» no sería una respuesta completa.
La OMS menciona, entre otros posibles riesgos, la falta de claridad sobre los roles, la falta de apoyo y la falta de competencias necesarias para las tareas asignadas. Una respuesta adecuada puede requerir formación, un cambio en los permisos o una redistribución de las tareas. El título no es un dato probado sobre la frecuencia de los errores de uso.
Un ejemplo propio: faltan respuestas en el espacio compartido
En un espacio de trabajo compartido faltan respuestas. La primera suposición es que algunas personas no siguen el procedimiento. En la conversación se descubre que una persona no puede editar el campo en cuestión y que otra recibió instrucciones diferentes.
Primero se aclaran los permisos y el uso esperado. Solo después puede comprobarse si existe alguna limitación técnica u otra falta de claridad. Un mensaje adicional de recordatorio no habría cambiado por sí solo la falta de acceso.
Decidir: ¿Qué requisito falta?
La acción esperada no está clara
Describid con un ejemplo qué se necesita, cuándo y de quién. Comprobad si todas las personas implicadas entienden lo mismo.
Se sabe cómo realizar la acción, pero técnicamente no es posible
Pedid al departamento responsable que revise el acceso o la función. No creéis soluciones alternativas privadas para los permisos.
La acción es posible, pero el procedimiento sigue sin ser adecuado
Revisad la distribución de tareas, la formación y la idoneidad técnica. Volver a señalar culpables no aporta ningún requisito nuevo.
Analizar juntos un caso
Elige un proceso concreto sin incluir detalles personales o confidenciales innecesarios. Revisad juntos qué paso se esperaba y qué fue realmente posible. Diferenciad las observaciones de las suposiciones.
Acordad un cambio adecuado y volved a comprobar el mismo tipo de tarea. Documentad el procedimiento acordado en el lugar previsto. Si la tarea no puede realizarse en el tiempo disponible, también hay que hablar de la carga de trabajo.
Tu comprobación del uso
Comprensión: ¿Se explica claramente la acción esperada?
Disponibilidad: ¿Están disponibles la función y el acceso necesario?
Apoyo: ¿Hay formación adecuada o una persona de contacto?
Idoneidad: ¿El proceso facilita la tarea real?
Siguiente paso: revisa el acuerdo en el día a día
Solo cuando se aclara un requisito previo es posible realizar una evaluación justa. Un límite técnico u organizativo no desaparece automáticamente por esforzarse más. Comprobad qué cambio es adecuado para la situación laboral.
Límites y apoyo
Este artículo ofrece orientación laboral general, no un estándar técnico de autorización. Los cambios en sistemas compartidos, permisos o procesos deben consultarse con las personas responsables. Mantén las funciones, la información y la disponibilidad necesarias. Si la carga de trabajo sigue siendo inasumible a pesar de contar con procesos claros, hay que tomar una decisión sobre el volumen de trabajo, los recursos o el apoyo.
Preguntas frecuentes
¿Un estado incompleto siempre se debe a un error de uso?
No. El acceso, la formación, el significado y la distribución de las tareas también pueden influir.
¿Debo conseguir el acceso que me falta usando otras cuentas?
No. El personal responsable debe comprobar los permisos necesarios y configurarlos adecuadamente.
¿La aplicación en sí nunca es el problema?
Sí. También hay que comprobar si falta una función o si esta no es adecuada, además del uso y los acuerdos.
Fuente especializada y valoración
OMS: salud mental en el trabajo →
Fecha de actualización: 15 de septiembre de 2026; consultado el 16 de octubre de 2026. Fuente en inglés.
La OMS respalda el análisis de los roles, las capacidades y el apoyo. La comprobación del uso es una plantilla práctica propia, no un estudio sobre la frecuencia del uso incorrecto.
El ejemplo práctico y la plantilla son recursos de orientación práctica propios, no un programa validado científicamente.
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